Coordinateur des opérations / Operations Coordinator, Paris

Paris, France

Chargé d’entreprendre une gamme étendue de tâches opérationnelles, vous apporterez un soutien proactif au bureau, s’adaptant continuellement à l’évolution des besoins de l’équipe. Vous aurez la responsabilité du fonctionnement harmonieux de toutes les activités opérationnelles dans le bureau DeepMind, par conséquent être extrêmement organisé est essentiel, switched on et capable de hiérarchiser les tâches proactivement avec une flexibilité d’approche.

DeepMind est en expansion rapide et ce rôle est essentiel afin d’assurer que l’équipe reçoive l’attention demandée avec le moins de distraction possible. Le rôle de Coordinateur des opérations à DeepMind est une opportunité réellement unique dans laquelle vous aurez l’opportunité de rencontrer et travailler avec certains des plus grands experts et des personnes fantastiques.

Responsabilités:

  • Responsabilités de l'accueil, comme répondre au téléphone et recevoir les visiteurs, individus de haut niveau inclus, VIP et candidats. Faire en sorte que tous les visiteurs reçoivent une expérience exceptionnelle en faisant en sorte que les pièces soient installées à temps, visite des bureaux et offre de rafraîchissements
  • Résoudre les demandes et plaintes, en adoptant une démarche axée sur l’écoute, le questionnement et capacité de résolution de problèmes.
  • Fournir un support administratif général à l’équipe par ex traitement des dépenses, réservations de restaurants, approvisionnement alimentaire, organisation de déplacements et photocopie.
  • Fournir un support administratif durant les réunions d’équipes, préparation des agendas, prendre des notes  et suivi.
  • Superviser la collection et l’enregistrement des contrats de non-divulgation des invités.
  • Être le contact primaire de DeepMind pour les équipes internes et de sécurité et travailler avec les acteurs afin de résoudre les problèmes.
  • Faire des courses - variant entre chercher un déjeuner et déplacer des fournitures de bureau.
  • Maintenir des dossiers précis et donner faire des recommandations afin d’améliorer l’efficacité de tous procédés administratifs et opérationnels.

Vous êtes

  • Extrêmements organisé et adept à assurer que vous utilisez chaque moment de votre journée de façon efficace. Vous avez l’habitude de travailler de façon rapide, jongler des tâches variées dans environnement varié, ambigu et en évolution constante en appliquant une attention au détail impeccable.
  • Compétences impeccables en matière de communication avec beaucoup de bon sens et la capacité d’écrire des messages destinés à notre clientèle de façon claire, concise et éducative.
  • Vous avez une aptitude naturelle de construction de rapports relationnels. Vous mettez les gens à l’aise, suscitez  la compréhension et inspirez confiance. Vos connaissances et approche signifie que les gens recherchent activement vos directives.
  • Connaissance informatique solide (Idéalement utilisation des Produits Google comme Mail, Calendriers, Pages etc) avec expérience en saisie de données.
  • Motivé, conscient et discipliné; vous prenez des responsabilités pour votre comportement et puisez votre énergie en vous même de façon autonome. Vous avez le désir de réussir et de s’améliorer constamment
  • Parle et écrit couramment l'anglais et le français.

Rémunération compétitive.

/

Undertaking a wide range of operational tasks, you’ll provide on-hand support around the office, continually adapting to the growing and evolving needs of the team. You’ll be responsible for the smooth running of all operational activity in the DeepMind office, so it’s essential you are super organised, switched on and able to prioritise work proactively and with a flexible approach.

DeepMind is fast-growing and this role is essential for ensuring that the team receive the attention they need with as little distraction as possible. Working as an Operations Coordinator at DeepMind is a truly unique opportunity and you’ll meet and work with some of the world’s greatest minds and fantastic people.

Responsibilities:

  • Front of House tasks, such as answering the phone and welcoming visitors including high-profile individuals, VIPs and candidates. Making sure that all visitors receive an exceptional experience by ensuring timely room set-ups, office tours and offering refreshments
  • Resolve queries and complaints, using effective listening, questioning and problem-solving skills
  • Provide general administrative support to the team e.g. processing expenses, making restaurant reservations, ensuring adequate provisions of food, arranging travel and photocopying.
  • Provide administrative support for team meetings, including preparing and circulating agendas, taking minutes and monitoring agreed actions
  • Oversee the collection and recording of Non-Disclosure Agreements (NDAs) from all guests
  • Act as the primary DeepMind contact for both onsite and remote security teams and work closely with them to resolve any issues
  • Running errands - everything and anything from fetching lunch to moving office supplies
  • Maintain accurate records and make recommendations to improve efficiencies for all administrative and operational processes

About You

  • Extremely organised and adept at ensuring that every moment of the day is utilised. You’re used to working at a very fast pace, juggling many different tasks in changeable and ambiguous environments, whilst at the same time ensuring impeccable attention to detail
  • Excellent communication skills with plenty of common sense and the ability to write clear, informative, customer-focused messages.
  • You have a natural ability to build relationships with people. You put people at ease, create understanding and instil trust. Your knowledge and approach means that people actively seek your guidance
  • Strong computer literacy (ideally using Google products such as Mail, Calendars, Sheets etc) with some experience of data entry
  • Driven, self-aware and self-disciplined; you take responsibility for your own behaviour and get your energy from within, rather than relying on others. You strive to succeed and constantly improve
  • Written / spoken fluency in both French and English.

Competitive salary applies

 

Apply now

Resume/CV*

Cover Letter/Other

Application consent for DeepMind

By clicking the “I Accept” button you expressly give your consent for the collection and use of your information as described at https://www.google.com/about/careers/privacy/

Your application has been successful.

Thank You

You should receive an e-mail within the next few minutes.

How you got here means a lot to us, and it would really help if you could share some diversity information. If you would like to participate, click on the button below and you will be taken to an anonymous survey. We will not ask you for any information that could be used to identify you, and your answers will no be linked to your job application.

Fill out Diversity Questionnaire